1. Définition et objet
1.1 Définition : Une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ayant pour dénomination « Association Internationale des Echecs Francophones » (AIDEF) a été fondée le 24 février 2007 à Cannes. L’AIDEF est une association sportive et culturelle qui représente des groupements de joueurs d’échecs francophones. Sa durée est indéterminée.
Les membres fondateurs présents lors de l’Assemblée constitutive sont :
La Fédération Echiquéenne Francophone de Belgique (Jean-Marie Piron)
La Fédération Royale Belge des Echecs (Jean-Marie Piron)
La Fédération Française des Echecs (Jean-Claude Moingt)
La Fédération Suisse des Echecs (René Kesselring)
La Fédération Monégasque des Echecs (Willy Iclicki)
La Fédération Tunisienne des Echecs (Noureddine Tabbane)
La Fédération Luxembourgeoise des Echecs (Ady Christoffel)
Le Comité Valdôtain d’Echecs (Agostino Scalfi)
1.2 Objet : L’AIDEF a pour objet de rassembler les joueurs francophones en une association internationale afin de promouvoir et encourager l’utilisation de la langue Française dans le monde des échecs.
Elle a pour objet d’aider au développement et à l’enseignement de la pratique du jeu d’échecs dans l’ensemble des territoires de ses membres. En favorisant les échanges et les relations entre les joueurs d’échecs francophones, elle doit créer un espace d’entraide et de développement durable.
Elle organise des manifestations, des cours, des conférences, des compétitions individuelles ou par équipes dans les pays et régions francophones.
1.3 Siège social : Commanderie des Templiers – route de Dampierre – 78990 Elancourt Adresse postale BP 10054 – 78185 Saint-Quentin-en-Yvelines Cedex / France.
Le siège social peut être transféré par simple décision du Bureau qui sera ratifiée par l’Assemblée Générale suivante.
2. Composition de l’Association
2.1 Admission : Pour être membre de l’association, il faut être agréé par le Bureau qui statue, lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d’admission présentées.
2.2 Membres : Peuvent obtenir le statut de membre de L’Association Internationale des Echecs Francophones :
- Les fédérations d’échecs des Etats et Gouvernements membres ou observateurs de l’Organisation Internationale de la Francophonie (OIF).
- Les entités régionales constituées pour la pratique du jeu d’échecs qui ont un ressort territorial et qui représentent un groupement, une association de joueurs francophones et ce dans tous les pays du monde.
Tous les membres de l’AIDEF peuvent participer aux activités de l’association et aux assemblées générales.
2.3 Droit de vote : Ont droit de vote aux assemblées :
- Les fédérations d’échecs des Etats et Gouvernements de l’Organisation Internationale de la Francophonie membres de l’AIDEF. Les membres observateurs peuvent y participer mais sans droit de vote.
- Les entités acceptées en tant que membres de l’AIDEF et à qui un droit de vote a été accordé par le Bureau.
Le Bureau pourra accorder un droit de vote à une entité qui en exprime le désir si les deux conditions suivantes sont remplies : - L’entité doit être représentative d’un nombre suffisant de joueurs d’échecs parlant le français.
- L’entité ne peut se substituer à une fédération nationale sauf si celle-ci refuse le statut de membre de l’AIDEF ou si elle a été exclue par l’Assemblée Générale (art 2.4).
2.4 Radiation : La qualité de membre se perd par démission. Le Bureau peut avec une majorité des deux tiers décider une suspension pour motifs graves. Le Bureau informera le membre par lettre recommandée. L’Assemblée Générale suivante se prononcera sur le caractère définitif de la suspension. Le membre suspendu aura l’occasion d’y opposer ses motifs.
3. L’Assemblée Générale
3.1 Fonctions : L’Assemblée Générale définit, oriente et contrôle la politique générale de l’association et a compétence exclusive pour :
- Entendre tous les 2 ans les rapports sur la gestion du Bureau et sur la situation morale et financière de l’association.
- Voter le budget et approuver les comptes de l’exercice clos.
- Elire les membres du Bureau.
3.2 Composition : L’Assemblée Générale est composée des délégués des fédérations ou des entités affiliées à l’association, en la personne de leur président. A défaut, ils peuvent se faire représenter par mandat spécial ou par procuration.
3.3 Convocation : L’Assemblée Générale se réunit sur convocation du président de l’association tous les deux ans lors des olympiades d’échecs pendant la période des assemblées et des élections de la Fédération Internationale des Echecs (FIDE).
Le Président ou le Bureau peut décider d’un autre endroit, d’une autre date ou d’utiliser des technologies de réunion à distance.
La convocation et l’ordre du jour de l’Assemblée Générale seront envoyés aux membres au moins un mois avant la date prévue.
3.4 L’Assemblée Générale Extraordinaire : L’Assemblée Générale Extraordinaire se réunit sur convocation requise par la majorité absolue des membres du Bureau ou le tiers des membres de l’association ayant droit de vote. Les modalités de convocation sont décidées par le Bureau.
3.5 Votes : Chaque votant, président ou mandaté par une fédération, dispose de sa propre voix et ne peut représenter via une procuration qu’un seul autre membre affilié.
4. Le Bureau
4.1 Fonctions : Le Bureau dirige et assure l’administration courante de l’association.
Il est compétent pour adopter tous les règlements autres que ceux adoptés par l’Assemblée Générale ou prévus par les statuts.
4.2 Composition : La composition du Bureau n’excède pas huit membres. Il comprend au moins le président, un vice-président, un secrétaire-général et un trésorier.
Tout candidat ou candidate à un poste du Bureau doit être âgée de dix-huit ans révolus et être membre depuis au moins douze mois consécutifs d’une fédération ou d’une entité affiliée à l’AIDEF.
Le Président convoque et préside les réunions de l’Assemblée Générale et du Bureau. Il ordonnance les dépenses et représente l’association dans tous les actes de la vie civile et peut déléguer certaines de ses attributions. Toutefois, à défaut du Président, la représentation de l’association en justice ne peut être assurée que par un mandataire agissant en vertu d’un pouvoir spécial.
Le Vice-président assiste en permanence le Président et le remplace en cas de vacance inférieure à trois mois. En cas de vacance ou d’incapacité supérieure à trois mois du Président pour quelque cause que ce soit, ses fonctions sont provisoirement exercées par le 1er Vice-président.
Le Secrétaire-Général assure, sous l’autorité du Président, le fonctionnement administratif officiel de l’association ainsi que la diffusion des informations. Il établit les procès-verbaux des réunions du Bureau et des Assemblées Générales. Il communique ces rapports aux membres ainsi que les autres rapports de gestion et celui du Trésorier.
Le Trésorier tient la comptabilité de l’association, encaisse les recettes et règle les dépenses ratifiées par le Président. Il prépare le rapport financier qui sera adressé aux membres par le Président avant chaque assemblée générale.
4.3 Durée du mandat : Le mandat des membres du Bureau court durant quatre ans et est renouvelable. Les élections ont donc lieu tous les quatre ans lors de l’Assemblée Générale.
Durant la période administrative, le Bureau peut décider d’ajouter un nouveau membre ou de procéder au remplacement d’un membre qui se retire et ce jusqu’à l’Assemblée Générale suivante où des élections seront organisées.
L’Assemblée Générale peut voter la fin de ce mandat avant son terme à condition d’avoir été convoquée à cet effet à la demande d’au moins un tiers de ses membres ayant droit de vote, que deux tiers de ses membres soient présents ou représentés et que ladite révocation soit décidée à la majorité absolue des suffrages exprimés.
En vue de préserver la cohésion de sa direction et le bon fonctionnement de l’association, le Bureau a la faculté de mettre fin aux fonctions d’un de ses membres, en raison d’un travail insuffisant ou non conforme à ses objectifs. Cette décision est prise à la majorité des deux tiers.
4.4 Elections : Les membres du Bureau sont élus séparément au scrutin secret par l’Assemblée Générale.
Les candidatures doivent être envoyées par écrit au Président au moins sept jours avant la date du début de l’Assemblée Générale. En cas d’absence de candidature à un des postes du Bureau, une personne respectant les conditions des statuts peut se porter candidate lors de l’Assemblée Générale.
Lors de l’élection, le calcul du nombre de voix se fait en tenant compte des votes exprimés, c’est à dire bulletins nuls ou blancs non comptés et en cas d’égalité des suffrages, un second scrutin sera opéré. En cas de nouvelle égalité, le plus jeune est élu.
5. Dotations et ressources
5.1. Comptabilité : La comptabilité de l’association est tenue conformément aux lois et règlements en vigueur en France et est établie en euros.
Elle fait apparaître lors de chaque assemblée générale un bilan, un compte de résultats et une annexe. Le trésorier en est responsable.
La clôture des comptes de l’exercice en cours est fixée au dernier jour du mois précédent la date de l’assemblée générale.
5.2 Ressources : Les ressources de l’AIDEF, outre celles autorisées par la loi comprennent :
- le revenu de ses biens.
- le montant des droits d’entrée et des cotisations.
- le produit des manifestations.
- l’ensemble des droits de partenariat relatifs à la commercialisation pour un usage déterminé et sous son contrôle, de son image de marque, de son nom ou de son logo.
- les subventions publiques ou privées.
- les ressources créées à titre exceptionnel, s’il y a lieu avec l’agrément de l’autorité compétente.
- le produit des rétributions perçues pour services rendus.
Les membres du Bureau pourront organiser des actions et manifestations pour obtenir des ressources nécessaires à leur activité.
6. Modification des statuts et dissolution
6.1 Modalités de modification : L’Assemblée Générale destinée à modifier les statuts est convoquée sur un ordre du jour comportant les propositions de modifications, sur proposition du Bureau ou sur proposition du tiers au moins des membres de l’Assemblée Générale ayant droit de vote.
La convocation et son ordre du jour sont adressés aux membres affiliés à l’AIDEF quinze jours au moins avant la date pour la réunion de l’assemblée.
L’Assemblée Générale ne peut modifier les statuts que si plus de la moitié de ses membres ayant droit de vote – procurations incluses - sont présents ou représentés. Si ce quorum n’est pas atteint, l’assemblée est à nouveau rapidement convoquée sur le même ordre du jour et pourra statuer sans condition de quorum.
Les statuts ne peuvent être modifiés qu’à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés, ayant droit de vote.
Tout changement de statut approuvé par l’Assemblée Générale doit faire l’objet d’une information à la Préfecture du département où elle a son siège dans les trois mois qui suivent et d’une publication sur son site internet.
6.2 Modalités de dissolution : L’Assemblée Générale ne peut prononcer la dissolution de l’association que si elle a été convoquée spécialement à cet effet.
La décision de dissolution ne peut être prise que dans les mêmes conditions de quorum et de majorité que pour la modification des statuts.
En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents à l’Assemblée Générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.
